Bereid je bedrijf voor op ICS2

ICS2 is een bijgewerkte versie van het oorspronkelijke Import Control System (ICS) van de EU. Het is een IT-beveiligingssysteem vóór aankomst dat ondersteuning biedt bij:

• Indiening van de summiere aangiften bij binnenkomst (ENS)

• Veiligheidsanalyse door douaneautoriteiten

• Aankomst van vervoermiddelen

• Aanbrengen van goederen bij douaneautoriteiten en waar nodig controle van goederen door de douane

ICS2 is niet een invoersysteem en het wordt niet gebruikt om de douaneaangiften voor het in het vrije verkeer brengen te verwerken.

ICS2 heeft als doel de EU-grenzen en haar burgers te beschermen door gegevens te verzamelen over alle goederen die de EU binnenkomen voordat ze aankomen. Geavanceerde informatie over vracht en risicoanalyse maken vroegtijdige identificatie van dreigingen mogelijk, zodat douaneautoriteiten indien nodig gemakkelijker kunnen ingrijpen. ICS2 dient als de kennisgeving voorafgaand aan aankomst voor veiligheids- en beveiligingsrisico's, die moet worden ingediend bij het EU Shared Trader Interface-systeem. Douaneaangiften moeten echter nog steeds rechtstreeks worden ingediend bij de lokale douaneautoriteiten binnen hun respectieve douanesystemen.

ICS2 introduceert nieuwe regels voor vrachtvervoer over zee, over de weg, per spoor en door de lucht. Stukgoed-, expres- en postdiensten zullen ook onder de ICS2-voorschriften vallen. 

Wanneer je kiest voor single filing met DFDS, hoef je geen systeem voor aansluiting op het EU STI-systeem op te zetten. Je hoeft er alleen voor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig zijn en op tijd naar ons worden gestuurd.

Nieuwe velden bij single filing:

• Type indiening = single filing

• Plaats van aanvaarding (UNLOCODE of plaats en land)

• Plaats van levering (UNLOCODE of plaats en land)

• Gegevens van de koper

• Gegevens van de verkoper

• H/S-code

• Optioneel 'Sub cargo' (meerdere H/S-codes met dezelfde koper en verkoper)

• UN-nummer (voor gevaarlijke lading)

Wanneer je kiest voor multiple filing met DFDS, ben je verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem dat is aangesloten op het EU STI-systeem, waarmee je vrachtgegevens rechtstreeks naar de EU-autoriteiten kunt sturen.

Nieuwe velden bij multiple filing:

• Type indiening = multiple filing

• Plaats van aanvaarding (UNLOCODE of plaats en land)

• Plaats van levering (UNLOCODE of plaats en land)

• H/S-code

• Optioneel 'Sub cargo' (meerdere H/S-codes met dezelfde koper en verkoper)

• UN-nummer (voor gevaarlijke lading)

ICS2 is van toepassing op alle goederen die afkomstig zijn uit een derde land en bestemd zijn voor of worden doorgevoerd door alle Europese landen, met inbegrip van Noorwegen, Zwitserland en Noord-Ierland.

ICS2 zal geleidelijk worden ingevoerd, waarbij de regelgeving van kracht wordt zodra deze in het systeem is geïntegreerd:

• Vervoerders van zeevracht moeten tussen 3 juni en 4 december 2024 verbinding maken met ICS2 - DFDS Ferry Division zal volgens planning live gaan op 25 november 2024

• Maritieme housefilers moeten verbinding maken tussen 4 december 2024 en 1 apr 2025

• Weg- en spoorvervoerders moeten tussen april en september 2025 verbinding maken. Dit geldt ook voor veerdiensten via het Kanaal, de Straat van Gibraltar en de Middellandse Zeeroutes naar Frankrijk.

De implementatie van ICS2 betekent dat je een breder scala aan informatie via een ENS moet indienen bij de EU-autoriteiten voordat je zendingen bij de grens aankomen. Het indienen van de ENS gebeurt via ICS2. Dit betekent dat je een systeem moet opzetten om verbinding te maken met het EU-systeem van de Shared Trader Interface (STI), of dat je ENS-gegevens moet verstrekken aan een derde partij die verbonden is met het systeem en ze namens jou kan indienen.

Je vracht kan aan de EU-grens worden geweigerd als je ENS-aangifte niet op tijd is ingediend of als de verstrekte vrachtgegevens onjuist zijn. De lading en de ENS-verklaring zullen worden geïnspecteerd met de mogelijkheid van sancties. 

Met een verbinding met het EU Shared Trader Interface (STI)-systeem bieden we zowel single als multiple filing oplossingen om ervoor te zorgen dat je ENS-aangifte wordt ingediend in overeenstemming met de ICS2-vereisten. 

Wat is single filing?  Met onze single filing service maken en dienen we de volledige ICS2 indiening in bij de EU-autoriteiten. Je bent alleen verantwoordelijk voor het aanleveren van je vrachtgegevens (aflevergegevens) en stamgegevens en moet ervoor zorgen dat deze correct zijn en op tijd naar ons worden verzonden.

Wat is multiple filing? Om gebruik te kunnen maken van onze multiple filing service, moet je verbinding hebben met het EU-systeem Shared Trader Interface (STI). We dienen de stamgegevens in bij de EU-autoriteiten via het STI-systeem. Te zijner tijd moet je de gegevens op adresniveau rechtstreeks indienen bij het EU-STI-systeem.

ENS-aangiften voor voertuigen met chauffeur zijn de verantwoordelijkheid van de transporteur/het vrachtwagenbedrijf. DFDS biedt hiervoor een bemiddelingsdienst aan.

Als wij gevraagd worden om de aangifte in te dienen, moeten alle gegevens voor single filing in de boeking staan*.

Als je zelf de aangifte doet, moet je het MRN (Master Record Number) van de ENS aanleveren. *Voor Nederlandse routes (naar Rotterdam en Amsterdam) is DFDS wettelijk verplicht om ENS-gegevens aan te leveren. Daarom is single filing de enige optie en moeten alle ICS2-gegevens worden verstrekt.

Als je kiest voor multiple filing of zelf de aangiften voor de bijbehorende eenheden gaat indienen, bent je zelf verantwoordelijk voor tijdige indiening.

Voor de korte vaart, waaronder alle DFDS-routes, moeten ENS-aangiften uiterlijk twee uur vóór eerste binnenkomst in een EU-haven zijn ingediend in het Europese Shared Trader Interface-systeem.

Als antwoord op de nieuwe ICS2-regelgeving wordt ons boekingssysteem MyFreight 2 bijgewerkt. Met deze wijzigingen voldoen we aan de geactualiseerde douanevereisten en introduceren we nieuwe velden die tijdens het boeken moeten worden ingevuld.

Volg deze handleiding voor meer informatie over het verstrekken van de vereiste informatie via MyFreight 2.

Dit zijn de belangrijkste velden waar je op moet letten: Regel voor 'Cargo': aanduiding van de unieke gegevens van de verkoper en de koper. Regel voor 'Sub-cargo': aanduiding van de unieke HS-codes, die meer gedetailleerde informatie over de lading geven. Veld voor HS-code: als onderdeel van de ICS2-naleving is het nu verplicht om nauwkeurige HS-codes op te geven voor alle items die worden verzonden, wat zorgt voor een correcte douane-inklaring en vlotte internationale handel. 

Met deze nieuwe velden verbetert de nauwkeurigheid van de gegevens en wordt voldaan aan de wettelijke eisen. Maak jezelf vertrouwd met het bijgewerkte systeem om vertraging of problemen met zendingen te voorkomen.