Sju uunnværlige tips: hvis du vil holde effektive møter, bør du lese dette

Hånden på hjertet: Hvilken av disse to uttalelsene beskriver møtekulturen på arbeidsplassen din best?

a) Alle møter på arbeidsplassen min kan beskrives som effektive møter.

Eller

b) En betydelig del av møtetiden går med til forskjellige varianter av løst prat og fører ikke alltid til noe.

De to mulige svarene er satt på spissen, men faktum er at mange nordmenn kjenner igjen arbeidsplassen sin i uttalelse b. En rekke undersøkelser bekrefter den leie mistanken: Ikke alle møter er effektive møter.

Hvordan holder du effektive møter?

Denne studien er laget av HK Privat, den danske fagforeningen for handel og kontor sin avdeling for privat sektor. Resultatene bygger på svar fra 350 medlemmer og ble publisert i mai 2019. Åtte av ti svarte at de bruker flere timer hver uke på faste møter, men at en del av møtene er bortkastet tid.

Tenk på hvor mye tid som blir kastet bort og vurder hva en mer effektiv møtekultur kan gjøre for bunnlinjen. Den gode nyheten er nemlig at vi kan få mye mer ut av den dyrebare møtetiden vår. Det krever bare litt innsats: Vi må ganske enkelt å bli flinkere til å holde møter.

Flinkere til å holde møter? Nettopp. Her er sju uunnværlige tips om hvordan virksomheten kan holde mer effektive møter. God lesning!

1. Hjelp hverandre med å hjelpe møtelederen

Møtelederen er den viktigste enkeltpersonen for et effektivt møte. Hvis møtelederen har et produktivt møte, er virksomheten så godt som garantert god avkastning på den investerte møtetiden.

Dessverre er langt fra alle møteledere erfarne møteledere, og det er det faktisk en virkelig god forklaring på. Ifølge undersøkelsen U.S. Information Worker Survey fra Microsoft har antall team hver enkelt medarbeider er medlem av, blitt fordoblet i perioden 2013 til 2018. Flere team betyr flere møter uten en utpreget erfaren møteleder.

Derfor må bedrifter etablere en møtekultur der alle møtedeltakere tar ansvar for å hjelpe møtelederen, for eksempel på følgende måte:

• Gi tilbakemelding til møtelederen. Helst etter møtet, slik at møtelederen unngår en ubehagelig opplevelse foran de andre møtedeltakerne. Kritikken skal være høflig og konstruktiv. Spør hva du kan gjøre for å hjelpe møtelederen med å legge til rette for et bedre møte.
• Fokuser på dagsorden. Dette er nemlig en fellesoppgave: Alle medarbeidere i en virksomhet har ansvar for at dagsorden blir fulgt, det er ikke møtelederens ansvar alene.
• Bidra konstruktivt. Hver enkelt medarbeider er ansvarlig for sitt bidrag, enten møtelederen takler oppgaven sin optimalt eller ikke. En uerfaren møteleder er ingen unnskyldning.

2. Overhold alltid starttidspunktet

Når antall møter stiger, øker risikoen for felles dårlige møtevaner på arbeidsplassen. De to vanligste er manglende punktlighet og manglende forberedelser.

Det med å overholde starttidspunktet kan høres banalt ut, men vi har nok alle opplevd både å komme for sent og å måtte vente på en kollega. Ta opp viktigheten av en møtekultur der interne møter blir respektert i samme grad som møter med kunder og samarbeidspartnere.

Her er punktlighet ikke bare viktig, det er en selvfølge. Hvis forsinkelser er vanlig på arbeidsplassen din, kan det tyde på at medarbeiderne har for mange møter i kalenderen og ikke nødvendigvis ser verdien av alle sammen.

Tilpassede møtetider blir vanligere

Flere virksomheter eksperimenterer med tilpassede møtetider. Kalendersystemer har vanligvis to standardlengder for møter: en halv og en hel time. Her kan virksomheter med fordel tilpasse standardinnstillingene til henholdsvis 20 og 50 minutter.

De fleste møter begynner klokken hel eller halv. Slik får dere en buffer på ti minutter, slik at folk som har flere møter etter hverandre, kan komme seg fra ett møte til det neste uten forsinkelser.

3. Effektive møter krever forberedelser

Effektive møtekulturer har en ting felles: Møteledere og møtedeltakere er godt forberedt.

Møtelederen skal kjenne alle detaljer på dagsorden. Noen dager før møtet spør møtedeltakerne hvordan de best kan forberede seg, for eksempel hvilket materiell de bør sette seg inn i før møtet.

Derfor må møtedeltakerne selvfølgelig også få tid til å forberede seg. Hvis det ikke lar seg gjøre, er møtet neppe spesielt viktig for selskapet.

4. Effektive møter er ingen konkurranse

I 2015 bekreftet en oppsiktsvekkende studie fra konsulentselskapet Rambøll noe mange antagelig allerede hadde mistanke om: Intern konkurranse på arbeidsplassen er ikke en ubetinget styrke, snarere tvert imot. Maktkamper sliter faktisk på medarbeiderne. Gode ideer blir motarbeidet på grunn av personlig forfengelighet. Samarbeid svekkes og muligheter kastes bort.

Ingen steder på arbeidsplassen blir dette tydeligere enn på møter. Hvem har ikke deltatt på et møte som utvikler seg til en krangel om ord, oppmerksomhet og ære. Her er det konkurransementaliteten som står i veien for et effektivt møte.

Derfor bør virksomheter formulere en møtekultur der medarbeiderne følger tre enkle prinsipper:

• Fokuser på ditt eget budskap.
• Gå inn i de diskusjonene som berører deg og oppgavene dine.
• Unngå smålighet og diskusjoner som ikke vedrører dagsorden.

5. Eksperimenter med omgivelsene

De fleste møter blir lagt til et vanlig møtelokale. Dette er helt naturlig og i seg selv uproblematisk. Når det er sagt, burde de fleste virksomheter eksperimentere litt mer med alternative steder å holde møtene sine.

Det kan for eksempel være parken utenfor kontoret eller kafeen eller restauranten på hjørnet. Til et helt spesielt møte kan du prøve noe enda mer originalt: en storby i utlandet eller et KonferanseCruise

Nye omgivelser inspirerer møtedeltakerne. Alternative møtelokaler understreker den unike muligheten møtedeltakerne har der og da – muligheten til å holde et ekstra effektivt og produktivt møte, for eksempel for å komme godt i gang med ny strategi. Betydningen av et møte blir rett og slett tydeligere når møtet finner sted i unike omgivelser.

Den britiske forretningsmannen Richard Branson er kjent for å sky tradisjonelle møter og møtelokaler. PowerPoint-presentasjoner og tradisjonelle møterom kan få hvem som helst til å sovne, mener han. Ifølge Branson påvirker møtelokalene ideer og tankemønstre kraftig.

Virgin-milliardæren mener dessuten at de beste møtene foregår stående og varer i maksimalt ti minutter. Det kan dere jo også prøve ut.

6. Når møtet er over

Vi har sett grundig på forberedelsene til og selve gjennomføringen av møtet, men hva med tiden etterpå? Forskere ved University of Nebraska og Clemson University i USA har analysert 200 relevante studier for å utvikle en realistisk oppskrift på effektive møter. Analysen viser at tiden etter møtet er avgjørende for det samlede møteutbyttet.

Resultatene er gjengitt i den amerikanske næringslivspublikasjonen Quartz. Basert på analysen anbefaler forskerne følgende handlingsplan etter møtet:

Umiddelbart etter møtet:

• Møtelederen skal sende et kort referat til møtedeltakerne. Det er spesielt viktig å bekrefte beslutninger og oppgavefordeling skriftlig.
• Møtelederen skal samle inn kortfattede og effektive tilbakemeldinger på møtet: Hvordan opplevde deltakerne kvaliteten og produktiviteten på møtet?

På lengre sikt:

• Vurdering av møtekvalitet skal inngå som et fast punkt i tilfredshetsundersøkelser blant medarbeiderne i virksomheten, inkludert innsamling av forslag til hvordan kvaliteten på møtene kan forbedres.
• Alle medarbeidere som fungerer som møteleder i sitt daglige arbeid, skal ha mulighet til å gi tilbakemelding på de faste møtestrukturene i virksomheten.

7. Less is more

Forskerne ved University of Nebraska og Clemson University gjorde enda en oppsiktsvekkende oppdagelse: Når det gjelder møter, er det virkelig slik at «less is more» – på flere nivåer.

Forskerne anbefaler følgende tiltak:

• Hold bare møter som er absolutt nødvendige.
• Møtene skal være så korte som mulig. Prøve helst å unngå lange møter fullstendig.
• Begrens antall møtedeltakere til et minimum.

Dette er faktisk den viktigste tommelfingerregelen: Få, men effektive møter er veien å gå. Lønnsomt er det også: Forskerne anslår nemlig at arbeidstakere i USA i gjennomsnitt bruker seks timer i uken på møtevirksomhet.

Tenk om det samme gjelder for dine medarbeidere. Da vil en mer effektiv møtekultur utgjøre en enorm forskjell på bunnlinjen.