Fire typer møter: slik lykkes du med møteplanlegging for enhver arbeidssituasjon

Hva er det største hinderet for effektive møter på norske arbeidsplasser?

Forsinkelser og lite tid til forberedelser er utvilsomt store hindre, men det aller største er faktisk fraværet av et klart møteformål.

Alle deltakerne kjenner stort sett det overordnede temaet når de setter seg til rette i møtelokalet: salg, økonomi, rekruttering eller en spesifikk kunde eller strategi.

Det er lett for deltakerne å sette en overskrift på møtet, men det er ikke det samme som å kjenne formålet med møtet.

«Et møte er bare et møte»-mentaliteten

Hva er konsekvensen av uklare møteformål? Ganske enkelt at møteeffektiviteten synker.

Det kan Arne Stentoft bekrefte.

Han er sertifisert tilrettelegger hos det danske konsulentselskapet Potentialehuset, som gir kommuner og andre store organisasjoner råd om blant annet møteledelse og teamutvikling. København kommune, den danske interesseorganisasjonen Kommunernes Landsforening og det dansk-svenske postselskapet PostNord er blant de over 300 organisasjonene som Potentialehuset har jobbet for.

Ifølge Stentoft er fraværet av et klart formål en tilbakevendende «møtemorder» på landets arbeidsplasser.

– Et tydelig formål er helt avgjørende for for et effektivt møte. Alle deltakere må vite nøyaktig hvorfor de møtes og hva de skal få ut av møtet, men her svikter det helt klart av og til, sier Stentoft.

Han opplever at bevisstheten om hvor forskjellige formålene kan være, og hvilke suksesskriterier de ulike formålene innebærer, går tapt i en travel hverdag. Og det er for så vidt forståelig.

– I mange organisasjoner er et møte bare et møte. Vi gjør som vi alltid har gjort, og det er ingen utpreget forskjell mellom møtetypene. Dette er ganske vanlig. Motsatt ser jeg også at organisasjoner som begynner å bli bevisste på forskjellige typer møter og hva de konkret skal føre til, får mye mer ut av møtetiden sin enn tidligere, sier Stentoft.

De fire store møtetypene

For å få mest mulig ut av møtetiden skal vi i denne artikkelen se nærmere på de fire mest utbredte møtetypene:

• informasjonsmøtet
• idémøtet
• problemløsningsmøtet
• beslutningsmøtet

Når du har lest artikkelen, vet du hvilke møtetyper som er aktuelle i hvilke situasjoner, og hvordan både møtelederen og møtedeltakerne skal forberede seg til et produktivt møte.

1. Informasjonsmøtet

Formål

Informasjonsmøtet skal heve møtedeltakernes kunnskapsnivå.

Møtelederens rolle

• Forberede dagsorden.
• Finne ut hvem av møtedeltakerne som skal dele informasjon på møtet og på hvilke områder.
• Informere hver enkelt møtedeltager om vedkommendes bidrag til møtet og hvor lang tid han eller hun har til rådighet.
• Lede en spørsmålsrunde på selve møtet. Spørsmålsrunden må ikke utvikle seg til en diskusjon. Diskusjoner hører ikke hjemme på informasjonsmøter.
• Dele ut relevant materiell som deltakerne skal bruke til å forberede seg på møtet.

Møtedeltakernes rolle

• forberede presentasjon av informasjon
• forberede seg på å motta informasjon og eventuelt stille spørsmål samt sette seg inn i det utleverte materiellet

Tips til møteleder
Enveiskommunikasjon er nødvendigvis en stor del av et informasjonsmøte.

Derfor må møtelederen være oppmerksom på risikoen for at særlig de passive møtedeltakerne mister konsentrasjonen i løpet av møtet. Det bør settes av tid til spørsmål, gjerne fortløpende under møtet. Generelt skal informasjonsmøtet være så kort som mulig. Vurder om alle møtedeltakerne trenger å være til stede under hele møtet.

Suksesskriterium

Informasjonsmøtet har gitt ønsket kunnskapsdeling mellom deltakerne.

2. Idémøtet

Formål

Idémøtet skal legge til rette for idégenerering.

Møtelederens rolle

• Forberede dagsorden: Hvilken oppgave skal vi generere ideer til? Møtelederen kan med fordel dele opp den overordnede oppgaven i mindre deloppgaver. Jo mer konkrete oppgavene er, desto mer konkrete blir ideene.
• Sende ut dagsorden til møtedeltakerne i god tid, helst noen dager før møtet. På denne måten aktiverer du deltakernes idégenerering allerede før møtet begynner.
• Definere kriteriene: billig, raskt å innføre, holdbart på lengre sikt eller noe annet. Hva bør deltakerne prioritere i sin idégenerering?
• Vurdere sammensetningen av møtedeltakere. Mange avdelinger kan gjerne være representert, men sammensetningen må balanseres for å skape den mest idégenererende dynamikken.
• Hjelpemidler: tavle, klistrelapper, flippover, tusjer og bilder. Idémøtet er et utpreget aktivt møte med mye samhandling. Det er kontraproduktivt hvis møtedeltakerne sitter bak hver sin datamaskin. Møtelederen må skaffe de nødvendige hjelpemidlene før møtet.

Møtedeltakernes rolle

• Sette seg inn i det utleverte materiellet.
• Være klar til å bidra fra begynnelse til slutt. Idémøtet krever felles innsats hele tiden.

Tips til møteleder

Møtelederen må være bevisst på forskjellen mellom den åpne og den lukkede fasen i idégenerering.

Den åpne fasen handler om å få frem ideer, og her er det ikke rom for diskusjon eller gransking. Det er i den lukkede fasen at deltakerne begynner å kvalifisere ideene. Mange idémøter går galt fordi de to fasene blandes sammen.

Suksesskriterium

Idémøtet har fremskaffet gjennomførbare ideer med støtte fra de aktuelle interessentene.

3. Problemløsningsmøtet

Formål

Problemløsningsmøtet skal finne frem til den beste løsningen på et gitt problem.

Møtelederens rolle

• Sette dagsorden: Hvilket problem skal møtedeltakerne finne en løsning på?
• Definere problemet.
• Utarbeide en analyse av problemet. Hva er bakgrunnen for problemet, hvilke delproblemer skal møtedeltakerne ta hensyn til, og hvilke begrensninger er knyttet til å finne en løsning?
• I tillegg til å definere problemet skal møtelederen sørge for at deltakerne er forberedt på en likeverdig diskusjon om den beste løsningen: Møtedeltakerne må få utlevert nødvendig materiell på forhånd, så de har tid til å vurdere og forstå omfanget av problemet.
• Definere kriteriene for en løsning: billig, raskt å innføre, holdbart på lengre sikt eller noe annet. Hva skal deltakerne prioritere i vurderingen av situasjonen?
• Styre diskusjonen under møtet. Problemløsningsmøtet inkluderer diskusjon av forskjellige mulige løsninger. For å kunne velge denne beste løsningen er det nødvendig med en strukturert diskusjon, der alle deltakerne blir hørt. Møtelederen må legge til rette for diskusjonen.

Møtedeltakernes rolle

• sette seg inn i det utleverte materiellet
• vurdere mulige løsninger
• forberede seg mentalt på å delta i en diskusjon hvor det er nødvendig med kompromisser og forståelse for andre synspunkter
  være innforstått med at en avstemning kan være nødvendig og må respekteres

Tips til møteleder

Møtedeltakerne vil sannsynligvis ha vanskelig for å komme til enighet. Derfor er det viktig å kunne vurdere de forskjellige løsningene i felleskap, basert på en etablert metode. Det kan for eksempel være både fordeler og ulemper ved hvert enkelt løsningsforslag. Møtelederen kan også be deltakerne om å prioritere løsningsmuligheter eller deler av ulike løsninger, hvis diskusjonen kjører seg fast.

Suksesskriterium

Vedtak av en mulig løsning som har støtte fra – som et minimum – flertallet av møtedeltakerne.

4. Beslutningsmøtet

Formål

Beslutningsmøtet skal resultere i et vedtak.

Møtelederens rolle

• Definere hvilken beslutning som skal tas.
• Definere kriteriene som må tas i betraktning.
• Møtedeltakerne må få utlevert alt nødvendig materiell på forhånd, så de har tid til å vurdere og forstå omfanget av beslutningen.
• Møtelederen skal styre møtet og fokusere på møteformålet. Diskusjon er nødvendig, men det må tas en beslutning. Avgjørelsen er formålet med møtet.
• Sørge for at alle deltakerne godtar beslutningen.
• Føre avgjørelsen i referatet.

Møtedeltakernes rolle

• sette seg inn i det utleverte materiellet
• tenke gjennom mulige utfall av møtet
• forberede seg mentalt på å delta i en diskusjon hvor det er nødvendig med kompromisser og forståelse for andre synspunkter
• være innforstått med at en avstemning kan være nødvendig og må respekteres

Tips til møteleder

Beslutningsmøtet er fullstendig avhengig av at de rette personene deltar, og det bør verken være for mange eller for få deltakere. Det er viktig at deltakerne orienterer seg og er klare til å ta en beslutning. Deltakerne skal for eksempel rådføre seg med de aktuelle interessentene før beslutningsmøtet.

Suksesskriterium

Møtedeltakerne har tatt en beslutning.

Konklusjon: Disse metodene for idégenerering gir de beste resultatene

Virksomheter kan med fordel innføre prinsippene over.

Det viktigste er likevel å anerkjenne de ulike formålene med møtene. Bruk betegnelsene på de forskjellige møtetypene i internkommunikasjonen. Det kommer til å utgjøre en stor forskjell for kvaliteten på virksomhetens møter.

Møteeffektiviteten økes betydelig når alle deltakere er enige om den overordnede forutsetningen og kjenner møtetypen og formålet med møtet. Det blir lettere å trekke i samme retning helt fra begynnelsen, selv om det fortsatt kan oppstå uenigheter og utfordringer.

Derfor bør du skrive møtetypen i overskriften på alle møteinnkallinger. Det er et enkelt, men effektivt skritt mot en mer effektiv møtekultur.