Planlegg julebordturen i god tid

Vurderer du å avholde firmajulebordet på Københavnbåten? I denne artikkelen får du vite hvordan du planlegger en tur som garantert vil bli et av årets høydepunkter for medarbeiderne i bedriften din.

En julebordstur med Københavnbåten varer i omtrent to dager, så det er masser av tid til sosialt samvær, fritid og faglig innhold.

Det kan imidlertid virke utfordrende å skulle arrangere en tur som har den perfekte balansen mellom sosialt samvær og faglig innhold, og som samtidig er underholdende. I tillegg må du som arrangør sørge for at turen passer for alle medarbeiderne i bedriften.

Vi har derfor samlet noen gode tips til hvordan du setter sammen et program som utnytter tiden til det fulle, og som gir de beste forutsetningene for at julebordsturen skal bli årets høydepunkt for medarbeiderne.

Bestem formålet med turen

Hva vil du at medarbeiderne og bedriften generelt skal få ut av turen?

Uansett om du ønsker å legge vekt på sosialt samvær, læring eller utvikling, er dette med på å påvirke planleggingen når det gjelder prioritering av tid og valg av aktiviteter.

Derfor er det viktig at du gjør deg opp noen tanker om hva formålet med turen skal være. Husk eventuelt å avklare formålet med ledelsen hvis du selv ikke er en av bedriftens primære beslutningstakere.

Reisen kan for eksempel brukes som en studietur, en intern konferanse med foredragsholdere, et utviklingsseminar for å komme opp med nye strategier – eller ganske enkelt som en tur for å bli bedre kjent.

En vellykket julebordstur har vanligvis flere elementer på programmet, og i planleggingen hjelper det som nevnt å være bevisst på hva du ønsker å oppnå med turen.

Planlegg i god tid

En improvisert tur med tankegangen "Vi tar det som det kommer" er sjelden en god idé. Da risikerer du nemlig at ønskene dine med turen ikke oppfylles fordi noe er fullt eller utsolgt. Det er derfor lurt å starte planleggingen i god tid.

Å starte planleggingen tidlig gir flere valgmuligheter, spesielt hvis dere velger å dra på tur med københavnbåten i julen, som er høysesong.

God planlegging øker nemlig sjansen for at ønskene dine blir oppfylt når det gjelder bestilling av restauranter, underholdning, aktiviteter og kabiner. Og jo flere deltakere, desto viktigere er det å være tidlig ute.

Vær fleksibel

Det er lurt å ha flere datoer å velge mellom når det gjelder avreisedag. På den måten øker du sannsynligheten for at turen forløper slik du ønsker.

Dette gjelder både tiden om bord samt det du har planlagt av opplevelser og aktiviteter i København.

Lag et budsjett

Før du for alvor setter i gang med å planlegge turen, bør du lage et budsjett, slik at du vet hva du har å rutte med. Å ha et budsjett gir deg også god oversikt underveis når du innhenter priser og planlegger aktiviteter.

På den måten blir det raskt klart hva som er realistisk å få til. Samtidig vil du spare mye tid og unødvendig arbeid ved å føre et nøyaktig regnskap.

Kjenn dine medarbeidere og kollegaer

Jo mer du vet om deltakerne, desto større er sjansen for at turen blir en suksess. Hvis du kjenner deltakernes preferanser og begrensninger, kan du ta høyde for disse i planleggingen og lage et program som passer for hele gruppen.

Er det noen som har allergier eller andre forbehold som skipets restaurant bør være klar over?

Har noen av deltakerne fysiske begrensninger, for eksempel klaustrofobi eller høydeskrekk, som du bør ta hensyn til når du bestiller kabiner eller planlegger gåturer, underholdning eller aktiviteter generelt?

Det kan være fristende å holde programmet hemmelig for deltakerne i et forsøk på å skape en overraskelse. Det kan kanskje være greit for deler av det som skal skje, men ved å presentere programmet for deltakerne i god tid får du mulighet til å svare på innspillene deres.

På den måten er sannsynligheten større for at programmet vil passe til gruppen, og at det ikke er noe du har oversett i planleggingen.

Balanse mellom fritid og planlagte aktiviteter

Det er ikke noe fasitsvar på hvor mye eller lite du bør inkludere i programmet for julebordet.

Hvor mange planlagte aktiviteter og hvor mye fritid man skal ha på en firmatur, er nemlig veldig individuelt. Dette er det opp til deg å finne ut av i planleggingen, med utgangspunkt i det definerte formålet med turen.

For noen er teambuilding det viktigste, mens andre heller prioriterer ro og avslapning. Det kommer helt an på hvilken fase bedriften er inne i på tidspunktet julebordsturen gjennomføres.

Bruk gode verktøy i planleggingen

Det er ingen grunn til å forsøke å holde styr på alle detaljer inne i hodet ditt eller på en vanlig notatblokk, når du tross alt har mer praktiske digitale verktøy lett tilgjengelig. Du finner en rekke praktiske verktøy til både planlegging og evaluering på nettet.

Sørg også for å gjøre det enkelt for deltakerne å registrere seg via en nettside eller en planleggingstjeneste. Husk også å innhente viktig informasjon om deltakernes ønsker og begrensninger samt eventuelle allergier og annet.

Har du mulighet til å legge ut programmet på nett med adresser, tidspunkter og kontaktpersoner, gjør du det enda enklere for deltakerne å følge planen og utnytte fritiden på turen best mulig.

Lykke til med planleggingen!