Komplett veiledning: slik lager du en workshop som gir resultater

Ifølge Harvard Business Review, som er et av verdens mest anerkjente næringslivsmagasiner, bruker næringslivet verden over mer enn 350 milliarder dollar i året på kompetanseutvikling og workshops. Likevel er 75 prosent av næringslivslederne misfornøyde med avkastningen på investeringene sine.

En effektiv workshop er et unikt arbeidsredskap som aktiverer ideer og løsninger som ellers ville blitt oversett.

Derfor er det viktig at virksomheter ikke gir opp dette formatet, men i stedet fokuserer på å arrangere workshops som gir resultater.

Dette forutsetter imidlertid en gjennomtestet metode, og det vil vi gjerne hjelpe dere med. Derfor vi har alliert oss med en ekspert, en mann med et unikt perspektiv på hvordan man setter sammen en effektiv workshop.

Workshops som gir resultater

Ekspertens navn er Kasper Glent-Rolle.

Han er først og fremst kaospilot og tilrettelegger og har omfattende praktisk erfaring med å arrangere og lede workshops som gir resultater. Han er også speider. Glent-Rolle har vært en del av den danske speiderbevegelsen i over 20 år, først som speider, og senere som leder for aktiviteter og prosjekter med mer enn 10 000 deltakere.

Han har blant annet vært prosjektleder på ungdomsleiren Ungdomsøen, der workshops er et av de mest populære arbeidsredskapene.

– Workshop er et format jeg alltid har jobbet med, både som speider og prosjektleder, som kaospilot og senere profesjonelt. Min tilnærming til workshops er at det skal være action – det må skje noe. Samtidig handler workshops for meg alltid om å engasjere og involvere mennesker i problemstillinger og felles løsninger, forklarer Glent-Rolle.

Vi har bedt Glent-Rolle om oppskriften hans på en god workshop, men først må vi definere premissene: Hva er – ifølge Glent-Rolle – suksesskriteriene for en workshop som gir resultater?

– En god workshop har konsentrerte og engasjerte deltakere. De kommer med forslag og har mulighet til å delta. Det er dette som kjennetegner en workshop: Folk deltar. En workshop må ikke forveksles med et opplegg der du ganske enkelt snakker med sidemannen i et par minutter, og så er det gjort.

Suksesskriterier for workshops som gir resultater:

• Deltakerne må få ny innsikt om seg selv eller et tema.
• Deltakerne som gruppe må nå en felles forståelse.
• Deltakerne må gå ut av workshopen med en følelse av å ha kommet frem til noe som er retningsgivende og relevant, tiltak som kan innføres i hverdagen eller innspill til en prosess som videreføres på en meningsfull måte i etterkant.
• Deltakerne må føle at innspillene deres har gjort en forskjell.

Hvordan kan du sette sammen en workshop i tråd med Glent-Rolles suksesskriterier? Her får du oppskriften:

1. steg: Forventningsavklaring

Alle produktive workshops som gir resultater, begynner med en forventningsavklaring. Grunnlaget blir lagt før workshopen går av stabelen.

Workshoplederen kan med fordel informere deltakerne noen dager i forveien, slik at de får mulighet til å forberede seg.

Forventningsavklaringen berører mange ulike sider av workshopen. Ifølge Glent-Rolle er det spesielt tre punkter du må være oppmerksom på:

• Avgrensning: Nøyaktig hvilket tema skal dere ta opp på workshopen?
• Resultat: Hva skal produseres på workshopen, og hvem skal produsere det? Deltakerne selv, workshoplederen eller andre?
• Deltakere: Hva skal deltakerne bidra med på workshopen?

Særlig det siste punktet blir ofte oversett, noe som kan få store konsekvenser for det samlede utbyttet av workshopen. Det er for eksempel lite hensiktsmessig hvis deltakerne møter opp med en forventning om at dette er et arrangement der man lytter passivt og kanskje skriver noen e-poster mens presentasjonene kjøres.

Det går ikke. Deltakerne må være klar over at de forventes å delta aktivt. Jo mer konkret du kan være, desto bedre. Du kan for eksempel beskrive hvordan deltakerne skal forberede seg, og hvordan de skal bidra i diskusjoner, idéutvikling, brainstorming og så videre. Det må også være tydelig for deltakerne hvorfor de deltar i den rollen de har.

Valget av sted for workshopen kan bidra til å skille den fra andre arrangementer. Hvis dere vurderer å arrangere den utenfor de vanlige lokalene deres, finnes det mange gode muligheter, blant annet fasiliteter til sjøs, som har en dokumentert positiv effekt på deltakernes produktivitet.

2. steg: Innhold

Her snakker vi om workshopens substans, kjerne eller tema, og da er vi fremme ved et helt sentralt punkt for den produktive workshopen:

Hvordan skal dere utnytte tiden for å få et best mulig utbytte?

Innholdet avhenger selvfølgelig av den aktuelle virksomheten, men Glent-Rolle har oppskriften på en god workshop:

• Det praktiske: Dere trenger plass og luft. Deltakerne skal helst kunne sitte i grupper og bevege seg fritt omkring. Alle bør ha muligheten til å reise seg opp. Dette er ikke nødvendigvis et krav, men workshoplederen må ta hensyn til rommet. Gruppene må være store nok til å omfatte forskjellige fagfelter og kompetanseområder, men små nok til at alle kommer til orde.
• Åpen eller lukket: Workshoplederen må avgjøre om workshopen skal være lukket eller åpen.

På en lukket workshop skal deltakerne finne spesifikke løsninger på konkrete problemer. Deltakerne er håndplukket, og du kan legge opp workshopen etter kunnskapsnivået deres. Øvelsene tar hele tiden sikte på konkret oppgaveløsning.

På en åpen workshop har deltakerne en idédugnad og utfordrer eksisterende rammer. Deltakerne er en variert forsamling med vidt forskjellige faglige bakgrunner og roller i organisasjonen. Øvelsene er alltid lagt opp for å skape engasjement og finne nye ideer, ikke nødvendigvis for å finne spesifikke løsninger på konkrete problemer.

• Aktiviteter: Gode workshops støtter den felles lærings- og utviklingsprosessen med aktiviteter. Glent-Rolle stiller i utgangspunktet tre krav til aktivitetene på workshopene sine: De må være enkle, de må være tilpasset målgruppen, og de skal helst inneholde noe overraskende.

– I forbindelse med markeringen av den danske Civilsamfundets Fællesdag arrangerte jeg en workshop i samarbeid med Globalt Fokus, som er paraplyorganisasjonen for danske foreninger og folkelige organisasjoner, og kampanjen Verdens Bedste Nyheder. Vi laget en aktivitet der deltakerne skulle ha hendene i en balje med vann, mens de så en kort video om hvordan man kan bruke minst mulig papir til å tørke hendene. Det ble en litt overraskende opplevelse for deltakerne. Vi tok dem med ut av komfortsonen deres, men uten at det ble direkte ubehagelig. Hvis du kan lage aktiviteter som deltakerne husker og snakker om i etterkant, fungerer det veldig bra, forklarer Glent-Rolle.

• Hvorfor: Deltakerne må aldri være i tvil om hva formålet med en øvelse er. Som workshopleder må du forklare nøyaktig hvorfor deltakerne skal gjøre en bestemt øvelse, og hva de skal få ut av den. Hvis noe skal holdes hemmelig, må du forklare hvorfor.

Ikke bare der og da, men også på sikt, når deltakerne er tilbake i hverdagen på arbeidsplassen.

3. steg: Relevans for egen virkelighet

Hvis deltakerne får inntrykk av at workshopen ikke kommer til å gjøre noen forskjell tilbake i hverdagen, er alt forgjeves. Deltakerne må forstå hvorfor workshopen er relevant for dem.

Derfor er det viktig at workshopen gjenspeiler deres egen virkelighet. Uansett hva dere gjør på workshopen – diskusjon, idéutvikling, fysisk aktivitet og så videre – må det være en del av en rød tråd som fører tilbake til formålet du har satt for workshopen.

Hva skal vi bruke dette til når vi kommer hjem?

Hvis du utvikler nye arbeidsmetoder på workshopen, kan det være lurt å prøve dem ut der og da. Slik underbygger du øvelsene og understreker at dette vil påvirke deltakernes hverdag.

4. steg: Forpliktelse

Husk å sette av tid til oppsummering før dere avslutter. Gå gjennom dagens resultater og sammenlign dem med formålet med workshopen.

Deltakerne må forplikte seg til å handle på en fremtidsrettet måte:

• Hva kan vi ta med oss fra dagens workshop?
• Hva skjer nå?
• Hvem gjør hva?

Pek ut personer som får ansvaret for at resultatene fra workshopen blir innført i deltakernes daglige arbeidsrutiner og oppgaveløsning. Ellers risikerer du å miste hele utbyttet av workshopen.

5. steg: Oppfølging

Etter en viss tid skal workshoplederen følge opp workshopen og avtalene som ble gjort der. Dette kan innebære å sende ut materiell – for eksempel konklusjonene fra workshopen – eller forklare deltakerne hva innspillene deres har blitt brukt til. Hva kom vi frem til på workshopen, og hva er de foreløpige erfaringene med å omsette utbyttet fra den?

Oppfølging er en god anledning til å presentere nye arbeidsmetoder eller retningslinjer som er utviklet og vedtatt i forlengelsen av workshopen.

Vil dere lage workshops som gir resultater?

Oppskriften ser slik ut:

1. Forventningsavklaring

2. Innhold

3. Relevans for egen virkelighet

4. Forpliktelse

5. Oppfølging

Følg disse fem stegene, så har dere det beste utgangspunktet for at workshopen vil utgjøre en konkret forskjell for deltakerne og organisasjonen deres.