7 uundværlige tips: hvis du vil afholde effektive møder så læs med her

Hånden på hjertet: Hvis du skulle beskrive mødekulturen på din arbejdsplads, hvilket af disse to udsagn ville du vælge?

A) Alle møder, der bliver afholdt på min arbejdsplads, kan betegnes som effektive møder.

Eller

B) En betydelig del af mødetiden går med forskellige varianter af løs snak og fører ikke altid til noget

De to svarmuligheder er sat på spidsen, men faktum er, at mange danskere kan genkende deres arbejdsplads i udsagn B. En række undersøgelser bekræfter nemlig den dystre mistanke: Ikke alle møder er effektive møder.

Hvordan afholder du effektive møder?

Tag denne undersøgelse foretaget af HK Privat. Resultaterne blev offentliggjort i maj 2019 baseret på besvarelser fra 350 medlemmer. Otte ud af ti svarede, at de hver uge bruger flere timer på faste møder, men en del af møderne er spild af tid.

Tænk på hvor meget tid, der går tabt. Og overvej så den forskel en mere effektiv mødekultur kunne have på bundlinjen. Den gode nyhed er nemlig, at vi kan få meget mere ud af vores dyrebare mødetid. Det kræver blot en indsats: Vi skal simpelthen blive bedre til at afholde møder.

Bedre til at holde møder? Lige præcis. Du får her syv uundværlige tips til, hvordan din virksomhed kan afholde mere effektive møder. God fornøjelse.

1. Hjælp hinanden med at hjælpe mødelederen

Mødelederen er den vigtigste enkeltperson for det effektive møde. Har mødelederen et produktivt møde, er din virksomhed garanteret et godt udbytte af den investerede mødetid. Praktisk talt.

Men langtfra alle mødeledere er erfarne mødeledere, og det er der faktisk en rigtigt god forklaring på. Ifølge Worker Survey fra Microsoft er antallet af teams, den enkelte ansatte indgår i, femdoblet i perioden 2013-2018. Flere teams betyder flere møder uden en decideret erfaren mødeleder.

Derfor skal virksomheder etablere en mødekultur, hvor alle mødedeltagere tager ansvar for at hjælpe mødelederen. Eksempelvis sådan her:

• Giv feedback til mødelederen. Og helst efter mødet, så mødelederen undgår en ubehagelig oplevelse foran de andre mødedeltagere. Kritikken skal være høflig og konstruktiv. Spørg ind til, hvad du kan gøre for at hjælpe mødelederen med at facilitere et bedre møde.
• Fokus på dagsordenen. Det er nemlig en fællesopgave: Alle ansatte i en virksomhed har ansvar for, at mødedagsordenen overholdes. Det er ikke kun mødelederens ansvar.
• Bidrag konstruktivt. Uanset om mødelederen håndterer sin opgave optimalt eller ej, er den enkelte ansatte ansvarlig for sit bidrag. En uerfaren mødeleder er ikke en undskyldning.

2. Overhold starttidspunktet - altid

Når antallet af møder stiger, øges risikoen for kollektivt dårlige mødevaner på arbejdspladsen. De to mest udbredte: Mangel på punktlighed og mangel på forberedelse.

Det med at overholde et starttidspunkt lyder banalt, men vi kender det nok alle sammen. Både selv at være forsinket og skulle vente på en kollega. Italesæt vigtigheden af en mødekultur, hvor interne møder respekteres i samme grad som møder med kunder og samarbejdspartnere.

Her er punktlighed ikke blot vigtigt. Det er en selvfølge. Er forsinkelser udbredte på din arbejdsplads, kunne det tyde på, at de ansatte har for mange møder i kalenderen. Og ikke nødvendigvis ser værdien i dem alle sammen.

Skæve mødetider vinder frem

I øvrigt eksperimenterer flere virksomheder med skæve mødetider. Kalendersystemer opererer som regel med to standardlængder på mødebookninger: En halv time og en hel time. Her kan virksomheder med fordel justere indstillingerne, så standarderne ændres til 20 minutter og 50 minutter i stedet for.

De fleste møder begynder nemlig klokken hel eller halv. Det giver lige en buffer på ti minutter, så folk kan nå fra det ene til næste mødet uden forsinkelser. Hvis de vel at mærke har to møder i forlængelse af hinanden.

3. Effektive møder handler om forberedelse

I alle effektive mødekulturer gælder følgende: Mødeledere og mødedeltagere er velforberedte.

Mødelederen skal kende agendaen til punkt og prikke. Mødedeltagerne spørger et par dage inden mødet, hvordan de bedst muligt kan forberede sig f.eks. hvilket materiale de skal orientere sig i inden mødet.

Dermed skal mødedeltagerne selvfølgelig også have tid til at forberede sig. Kan det ikke lade sig gøre, er mødet næppe særligt vigtigt for virksomheden.

4. Effektive møder er ikke en konkurrence

I 2015 bekræftede en opsigtsvækkende undersøgelse fra Rambøll, hvad mange nok havde mistænkt: Intern konkurrence på arbejdspladser er ikke en ubetinget styrke. Tværtimod. Magtkampene slider faktisk på medarbejderne. Gode ideer modarbejdes på baggrund af personlig forfængelighed. Samarbejde svækkes. Muligheder forspildes.

Ingen steder på arbejdspladsen er dette mere udtalt end til møderne. Hvem har ikke siddet med til et møde, som udvikler sig til en strid om ord, opmærksomhed og hæder. Her er det konkurrencementaliteten, som står i vejen for det effektive møde.

Derfor bør virksomheder italesætte en mødekultur, hvor ansatte følger tre simple principper:

• Fokusér på dine egne budskaber
• Gå ind i de diskussioner, som vedører dig og dine opgaver
• Undgå smålighed og diskussioner, der ikke vedrører dagsordenen

5. Leg med jeres omgivelser

De fleste møder foregår i et almindeligt mødelokale. Det er helt naturligt og i sig selv uproblematisk. Når det er sagt, så burde de fleste virksomheder eksperimentere noget mere med alternative mødelokationer.

Det kunne eksempelvis være parken ved siden af jeres kontor eller caféen eller restauranten nede på hjørnet. Til det helt særlige møde kunne I afprøve noget endnu mere usædvanligt: En udenlandsk storby eller et BusinessCruise.

Nye omgivelser inspirerer mødedeltagerne. Anderledes lokationer fremhæver den unikke mulighed, mødedeltagerne står med lige nu og her. En mulighed for at afholde et særligt effektivt og produktivt møde. For eksempel komme perfekt fra land med en ny strategi. Vigtigheden af et møde bliver simpelthen mere påtrængende, når mødet finder sted på en unik lokation.

Den britiske erhvervsmand Richard Branson er berømt for at afsky traditionelle møder og mødelokationer. Powerpoint-præsentationer og conference rooms kan få hvemsomhelst til at falde i søvn, påstår han. Ifølge Richard Branson har mødelokationen en stor indvirkning på ideer og tankemønstrer.

Virgin-milliardæren mener i øvrigt, at de bedste møder foregår stående og varer maksimalt ti minutter. Det kan I jo så også vælge at afprøve.

6. Når mødet er slut

Vi har meget fokus på forberedelserne og selve afholdelsen af mødet, men hvad med tiden efter mødet? Forskere fra University of Nebraska og Clemson University i USA har analyseret 200 relevante studier for at udvikle en reel opskrift på det effektive møde. Analysen viser, at tiden efter mødet er særdeles afgørende for det samlede møde udbytte.

Det skriver det amerikanske erhvervsmedie Quartz. På baggrund af analysen anbefaler forskerne følgende handlingsplan efter mødet:

Umiddelbart efter mødet:

• Mødelederen skal sende et kort referat til mødedeltagerne. Beslutninger og fordeling af opgaver er særligt vigtige at bekræfte skriftligt.
• Mødelederen skal indsamle en kort og effektiv feedback på mødet: Hvilken oplevelse havde deltagerne af mødets kvalitet og produktivitet?

På længere sigt:

• Vurdering af mødekvalitet skal indgå som et fast punkt i tilfredsundersøgelser blandt virksomhedens ansatte. Inklusiv indsamling af forslag til, hvordan kvaliteten af møder kan forbedres
• Alle ansatte, som agerer mødeleder i deres daglige arbejde, skal have mulighed for at give feedback på de faste mødestrukturer i virksomheden

7. Mindre er mere

Endnu en opsigtsvækkende observation fra forskerne på University of Nebraska og Clemson University i USA: Når det drejer sig om møder, er less vitterligt more. På flere planer.

Forskernes anbefalinger lyder sådan her:

• Afhold kun de møder som er absolut nødvendige
• Møder skal være så korte som muligt og prøv for så vidt muligt helt at undgå lange møder
• Begræns antallet af mødedeltagere til et minimum

Det er i virkeligheden den vigtigste regel at skrive sig bag øret: Få men effektive møder er vejen frem. Og det kan i høj grad betale sig: Forskerne estimerer nemlig, at den gennemsnitlige amerikaner bruger seks timer om ugen på mødeaktiviteter.

Tænk hvis det samme gør sig gældende for dine ansatte. En mere effektiv mødekultur ville gøre en enorm forskel på den samlede bundlinje.