Den komplette guide: sådan skaber du en workshop, der giver resultater

Ifølge Harvard Business Review, som er et af verdens mest anerkendte erhvervsmedier, bruger erhvervslivet globalt mere end 350 milliarder dollars om året på kompetenceudvikling og workshops. Alligevel er 75 pct. af erhvervslivets ledere utilfredse med udbyttet af deres investeringer.

Effektive workshops er et unikt arbejdsredskab. De aktiverer ideer og løsninger, der ellers ville blive overset. Derfor må virksomheder ikke give op på formatet. De skal i stedet fokusere på at afholde workshops, der giver resultater.

Workshops, der giver resultater, kræver dog en gennemtestet metode. Det vil vi gerne hjælpe jer med at få, og derfor har vi allieret os med en ekspert. En mand med et unikt perspektiv på, hvordan du kan strikke en effektiv workshop sammen.

Workshops der giver resultater

Navnet er Kasper Glent-Rolle.

Han er først og fremmest kaospilot og facilitator og har tonsvis af praktisk erfaring med at arrangere og eksekvere workshops, der giver resultater. Han er også spejder. I mere end 20 år har Kasper Glent-Rolle været en del af Det Danske Spejderkorps. Først som spejder, sidenhen i lederrollen for aktiviteter og projekter med mere end 10.000 deltagere. Blandt andet som projektleder hos Ungdomsøen, hvor workshops er et af de mest populære arbejdsredskaber.

“Workshoppen er et format, jeg altid har beskæftiget mig med. Både som spejder og projektleder, som kaospilot og senere professionelt. Jeg har den tilgang til workshops, at der skal være action. Der skal ske noget. Men i alle tilfælde har workshops for mig handlet om at engagere og involvere mennesker om problemstillinger og fælles løsninger,” forklarer Kasper Glent-Rolle.

Vi har bedt Kasper Glent-Rolle om hans opskrift på den gode workshop. Allerførst skal vi dog have præmissen på plads: Hvad er - ifølge Kasper Glent-Rolle - succeskriterierne for workshops, der giver resultater?

“Til den gode workshop er deltagerne fordybet og engageret. De byder ind og har mulighed for at være med. Det er det kendetegnende for en workshop: Folk deltager. Workshops må aldrig forveksles med et oplæg, hvor du lige snakker to minutter med sidemanden, og så er den klaret”.

Succeskriterier til workshops, der giver resultater:

• Deltagerne skal få nye indsigter om sig selv eller et emne
• Deltagerne skal som gruppe nå en fælles forståelse
• Deltagerne skal afslutte workshoppen med en oplevelse af at have nået frem til noget retningsgivende og relevant. Tiltag der kan implementeres i deres hverdag eller inputs til en relevant proces, der meningsfuldt løftes videre bagefter.
• Deltagerne skal føle, at deres input har gjort en forskel

Hvordan kan du sammensætte en workshop efter Kasper Glent-Rolles succeskriterier? Det får du opskriften på lige her:

1. Step: Forventningsafstemning

Alle produktive workshop, der giver resultater, starter med en forventningsafstemning. Fundamentet bliver lagt, inden selve workshoppen løber af stablen. Facilitatoren kan med fordel orientere deltagerne nogle dage på forhånd, så de har mulighed for at forberede sig.

Forventningsafstemningen vedrører mange forskellige aspekter af workshoppen. Ifølge Kasper Glent-Rolle er det især tre punkter, du skal være opmærksom på:

• Afgrænsning: Præcist hvilket emne skal I beskæftige jer med på workshoppen?
• Output: Hvad skal I producere på workshoppen, og hvem skal producere dette output? Deltagerne selv eller workshop-ejeren eller nogle andre?
• Deltagerne: Hvad skal deltagerne bidrage med på workshoppen?

Især sidste punkt bliver ofte overset, og det kan have store konsekvenser for workshoppens samlede udbytte. Eksempelvis er det uhensigtsmæssigt, hvis deltagerne møder op med en forventning om, at det her er sådan et arrangement, hvor man passivt lytter og måske skriver et par mails, imens oplæggene står på.

Den går ikke. Deltagerne skal være indforstået med, at de er på. Jo mere konkret, du kan blive, desto bedre. Sæt eksempelvis ord på, hvordan deltagerne skal forberede sig, og hvordan de skal bidrage til diskussioner, ideudvikling, brainstorm etc. Det skal også være tydeligt for deltagerne, hvorfor de deltager i den rolle, de gør.

Du kan bruge dit valg af lokation til at sikre, at workshoppen ikke bare bliver endnu et møde i rækken. Overvejer I at rykke ud af jeres vante lokaler, findes der rigtigt mange gode muligheder. Eksempelvis faciliteter på havet, som forskning viser har en positiv effekt på deltagernes produktivitet.

2. Step: Indholdet

Substansen, kernen eller temaet. Vi er fremme ved et helt centralt punkt for den produktive workshop:

Hvordan skal I udfylde tiden for at sikre det bedste udbytte?

Indholdet er selvfølgelig afhængigt af den konkrete virksomhed, men Kasper Glent-Rolle præsenterer her sin opskrift på den gode workshop-opbygning:

• Det praktiske: Plads og luft skal til. Deltagerne skal helst kunne sidde i grupper og bevæge sig frit rundt. Alle skal have mulighed for at rejse sig. Det er ikke nødvendigvis krav, men facilitatoren skal tage højde for rummet. Grupperne skal være store nok til at indeholde forskellige fagligheder og input, men små nok til, at alle kan komme til orde.
• Åben eller lukket: Facilitatoren skal tage stilling til, om I afholder en lukket workshop eller en åben workshop.

Den lukkede workshop er kendetegnet ved, at deltagerne skal finde specifikke løsninger til konkrete problemer. Deltagerne er håndplukkede, og du kan designe workshoppen til deres vidensniveau. Øvelserne sigter hele tiden mod konkret opgaveløsning.

Den åbne workshop er kendetegnet ved, at deltagerne skal brainstorme og udfordre eksisterende rammer. Deltagerne er en broget forsamling med vidt forskellige faglige baggrunde og roller i organisationen. Øvelserne sigter hele tiden mod at generere engagement og nye ideer og ikke nødvendigvis specifikke løsninger til konkrete problemer.

• Aktiviteter: Gode workshops understøtter den fælles forståelses-og skabelsesproces med aktiviteter. Kasper Glent-Rolle stiller i udgangspunktet tre krav til aktiviteterne på sine workshops: De skal være enkle, de skal være tilpasset målgruppen, og de må meget gerne indeholde et element af overraskelse.

“Til Civilsamfundets Fællesdag afholdt jeg en workshop sammen med Globalt Fokus og Verdens Bedste Nyheder. Vi lavede en aktivitet, hvor deltagerne skulle have deres hænder i en balje med vand, imens de så en kort video om, hvordan man kan tørre sine hænder med det mindst mulige forbrug af papir. Det var sådan en lille overraskende oplevelse for deltagerne. De blev taget ud af deres komfortzone, men ikke på en grænseoverskridende måde. Hvis du kan lave nogle aktiviteter, som deltagerne kan huske tilbage på og tale om bagefter, fungerer det sindssygt godt,” forklarer Kasper Glent-Rolle.

• Hvorfor: Deltagerne må aldrig være i tvivl, om hvad formålet med en øvelse er. Som facilitator skal du forklare præcist, hvorfor deltagerne skal lave en bestemt øvelse, og hvad de skal få ud af øvelsen. Hvis noget skal forblive hemmeligt, skal du forklare hvorfor.

Ikke bare lige nu og her, men på den lange bane, når deltagerne er tilbage i deres hverdag på arbejdspladsen.

3. Step: Spejling til egen virkelighed

Hvis deltagerne får det indtryk, at workshoppen ikke kommer til at gøre nogen forskel tilbage i hverdagen, er workshoppen dødsdømt. Deltagerne skal forstå, hvorfor workshoppen er relevant for mig.

Derfor er det vigtigt at spejle workshoppen til jeres egen virkelighed. Uanset hvad I laver på workshoppen - diskussion, ideudvikling, fysisk aktivitet etc. - skal det indgå i en rød tråd, som fører tilbage til det formål, I har sat for workshoppen.

Hvad skal vi bruge det her til, når vi kommer hjem?

Hvis I udvikler nye arbejdsmetoder på workshoppen, kan I eventuelt afprøve dem nu og her. For at kvalificere øvelserne, men også for at understrege, at det her får indflydelse på deltagernes hverdag.

4. Step: Forpligtigelse

Inden I afslutter workshoppen, skal I afsætte tid til opsamling. I skal gennemgå dagens output og holde det op imod formålet med workshoppen.

Deltagerne skal forpligte sig til at handle fremadrettet:

• Hvad kan vi tage med fra dagens workshop?
• Hvad sker der ske nu?
• Hvem gør hvad?

Sæt navn på de ansvarlige for, at outputtet fra workshoppen bliver implementeret i jeres daglige arbejdsrutiner og opgaveløsning. Ellers risikerer I at tabe hele udbyttet på gulvet.

5. Step: Opfølgning

Efter noget tid skal facilitator følge op på workshoppen og de aftaler, der blev lavet på workshoppen. Det kan indebære at sende materiale ud - eksempelvis konklusionerne fra workshoppen - eller forklare deltagerne, hvad deres input er blevet brugt til. Hvad nåede vi frem til på workshoppen, og hvad er de foreløbige erfaringer med at omsætte udbyttet af workshoppen?

Opfølgning er en god anledning til at præsentere nye arbejdsmetoder eller retningslinjer udviklet og vedtaget i forlængelse af workshoppen.

Vil I skabe workshops, der giver resultater?

Opskriften ser sådan her ud:

• Forventningsafstemning
• Indholdet
• Spejling til egen virkelighed
• Forpligtigelse
• Opfølgning

Følger I de fem skridt, har I den bedste chance for, at workshoppen kommer til at gøre en konkret forskel for deltagerne og jeres organisation.