Undgå kostbare mødesmæk: dette skal du gøre for at afholde effektive møder

37 billion dollars. Eller i omegnen af 250 milliarder kroner.

Ifølge en gruppe forskere, med den anerkendte professor Steven Rogelberg fra University of North Carolina i spidsen, er det den absurde sum, der hver år går tabt, fordi amerikanske virksomheder lider under en ineffektiv mødekultur.

Har danske arbejdspladser et tilsvarende problem?

Undersøgelser tyder desværre på, at svaret er ja. Eksempelvis lød estimatet i 2010 på millioner af spildte mødekroner årligt i dansk erhvervsliv. Siden er vores mødekultur næppe blevet bedre. I 2019 viste en undersøgelse, at 80 pct. af HK’s medlemmer hver uge spilder tid på faste møder.

Flere møder og gode intentioner

Hvordan i alverden kan ineffektive møder udgøre en millionomkostning for danske virksomheder?

For at blive klogere på både ineffektiv og effektiv mødekultur har vi taget en snak med Line Ullmann. Hun underviser i effektive møder på Teknologisk Institut og har undervist både offentlige og private virksomheder i at skabe en bedre mødekultur.

Line Ullmann tror ikke, det er med vilje, når ansatte spilder mødetid. Til gengæld er det hendes klare indtryk, at den gennemsnitlige danske ansatte deltager i flere møder i dag end tidligere.

En stigende andel af danske arbejdspladser er nemlig vidensarbejdspladser. Og det grundlæggende formål med møder er vidensdeling og videnssamling. Mere viden genererer flere møder, og dermed også en øget risiko for ineffektive møder.

“Når jeg taler med ansatte hos landets virksomheder, er der ingen tvivl: Rigtigt mange oplever, at møder stille og roligt overtager deres kalender. Det er en udfordring, for tiden til at forberede sig til møderne følger ikke nødvendigvis med. Der er den her fornemmelse af en mødekultur, som ikke fungerer optimalt, men der er ikke tid til at overveje, hvordan vi kan afholde møderne på en mere effektiv måde,” siger Line Ullmann.

Hvad laver jeg egentlig her?

Det er selvfølgelig nærliggende at få et tip eller to. Høre hvad Line Ullmann fortæller virksomhederne, og de andre store spillere, når de efterspørger hendes hjælp til at afholde bedre møder.

Men før vi kommer dertil så lad os for en kort stund dvæle ved det dårlige møde. Det er jo der, hunden ligger begravet. Præcist hvad går galt til det dårlige møde?

“Det, der kendetegner et effektivt møde, er, at størstedelen af indholdet er relevant for størstedelen af deltagerne. Ellers er mødet ikke effektivt. Det er det, der ofte går galt. Vi sidder med til et møde, men det er egentlig kun ét eller to punkter på dagsordenen, der vedrører os. Du begynder at spørge dig selv: Hvad laver jeg her? Du skriver måske en mail i stedet for at følge med i mødet. Det er egentlig et forsøg på at bruge din tid effektivt. Desværre er resultatet, at du ikke får noget ud af mødet, du bidrager ikke til mødet, og du skriver formentlig heller ikke en særligt god mail, fordi du forsøger at multitaske". siger Line Ullmann.

Når mødedeltagere flytter fokus, har det en negativ effekt på alle involverede parter. Selvom intentionen er god nok. Det drejer sig om nonverbal kommunikation. Mødedeltageren, der har ordet, kan jo se og fornemme, hvis interessen i lokalet daler.

Vedkommende bliver usikker på sig selv, og returnerer måske endda tjenesten, når en anden mødedeltager har ordet. Ikke som hævn, men fordi en udpræget selektiv opmærksomhed bliver en fast bestanddel af mødekulturen.

En plan for effektive møder

For meget mødetid hvor den enkelte mødedeltager ikke er tilstrækkeligt engageret. For meget uopmærksomhed. Og for lidt forberedelsestid. Det er i korte træk opskriften på en ineffektiv mødekultur. Nu er spørgsmålet: Hvordan får virksomheder deres mødekultur tilbage på ret køl?

"Til at begynde med bør alle virksomheder vedtage, at vi kun indkalder til møde, hvis der er et fuldstændigt soleklart formål med mødet. Her er det vigtigt at kende forskel på formål og proces og stærke og svage mødeformål. Det er eksempelvis ikke et mødeformål at skulle drøfte noget. Det at drøfte noget er et eksempel på et svagt mødemål og det fungerer ikke ret godt, når mødet skal styres," siger Line Ullmann.

Et stærkt mødeformål kan eksempelvis være at skulle prioritere afgrænsede ressourcer, vedtage en konkret handlingsplan eller udvikle ideer til en konkret opgaveløsning. Der skal være et konkret output af mødet. Et produkt.

Et konkret formål med et møde kan også være, at en gruppe mennesker skal gå fra et møde med et nyt vidensniveau eller en følelse af fælles fodslag og motivation. Det kommer måske ikke et konkret fysisk produkt ud af det møde, men det er klart, hvad deltagerne skal opnå med mødet.

“Vi skal faktisk undgå svage mødemål som eksempelvis ’vi mødes for at drøfte de faldende salgstal’ og i stedet formulere stærke mødemål som ’Vi mødes for at aftale 5 tiltag der kan løfte det faldende salg,” siger Line Ullmann.

Hvem skal med til det effektive møde?

Et andet vigtigt princip vedrører mødedeltagerne. Det skal nemlig helst være sådan, at de ansatte, der deltager, bruger deres mødetid effektivt fra start til slut.

“Jeg vil helt klart anbefale virksomheder at øge bevidstheden omkring, hvem der bliver indkaldt til møder. Deltagere skal bidrage med noget konkret eller have et konkret udbytte af hele deres mødetid. Hvis det bare er meget rart, at en deltager sidder med og ikke andet, kunne vedkommende nok bruge sin tid bedre på noget andet,” siger Line Ullmann.

Mødeindkaldelsen kan med fordel omfatte en kort beskrivelse af de forskellige deltageres bidrag til mødet. Hvem byder ind med hvad og hvornår? I øvrigt kan mødedeltagere sagtens forlade et møde undervejs. Det er der ingen skam, hvis man har løst sin opgave til mødet.

Fysiske rammer og ingen møder overhovedet

En effektiv mødekultur handler om to ting især:

• Afhold kun møder med et klart formål
• Indkald kun de deltagere, der skal bidrage med informationer eller modtage informationer. Lad i øvrigt deltagere forlade mødet undervejs, når deres opgave er løst.

Vi afslutter interviewet med at spørge ind til den nærmeste fremtid. Hvad bliver ifølge Line Ullmann en af de store trends inden for effektiv mødekultur?

“Jeg tror, at en af de store trends bliver nudging. Tilskynde til en mere effektiv mødekultur i stedet for at opstille en masse regler. Det handler om at skabe nogle rammer, både digitalt og fysisk, som hjælper ansatte til at opnå effektiv mødetid,” siger Line Ullmann.

Som eksempel nævner hun to meget håndgribelige af slagsen - et digitalt og et fysisk nudge:

• Tilpasning af standard mødelængder. Mange digitale kalendersystemer opererer med en halv time og en hel time som standard mødelængder. Som konsekvens risikerer ansatte forsinkelser, når de har to eller flere møder i forlængelse af hinanden. Derfor: Tilpas standard mødelængden i jeres kalendersystem til henholdsvis 20 minutter og 50 minutter. På den måde får ansatte en buffer på ti minutter til at nå fra det ene møde til det næste. Det minimerer forsinkelser og øger dermed mødeeffektiviteten.
• Ud med stole og borde: Den her er endnu mere enkel. I skal simpelthen fjerne stole og borde fra mødelokaler. Ikke dem alle mødelokaler, og måske heller ikke hele tiden, men nogle gange. Et mødelokale uden stole og borde tilskynder til mere effektiv mødetid.

Skulle ansatte være i tvivl om guleroden, kan de jo bare kigge i retningen af den danske virksomhed IHH Nordic. Her er indført en fire dages arbejdsuge. Hvordan kan det lade sig gøre? Blandt andet ved at nedbringe tidsforbruget på møder og forbedre kvaliteten af møder.

Et andet tankevækkende eksempel er Systematic. Den aarhusianske software-virksomhed besluttede primo 2020 at slette alle møder i kalenderen. Man trængte simpelthen til at ryste posen og gøre noget drastisk i forhold til møder, forklarede direktøren. Fremover skal virksomhedens møder “være stående, de må ikke vare mere end 30 minutter, og så bør der maksimalt være fem deltagere”.

Når det drejer sig om den effektive mødekultur, findes altså en helt masse spændende tiltag i det danske erhvervsliv. Det vigtigste er i virkeligheden at forholde sig kritisk til, om din virksomhed bruger jeres mødetid godt nok.