Planlæg julefrokostturen i god tid

Overvejer du at lægge julefrokosten på Oslobåden, kan du i denne artikel blive klogere på, hvordan du planlægger turen, så den bliver årets højdepunkt i firmaet.

En julefrokosttur med Oslobåden varer omkring to dage, så der er masser af tid til både socialt samvær, fritid og fagligt indhold. Det kan være en udfordring at arrangere, for turen skal gerne have den perfekte balance mellem aktiviteter af social karakter og fagligt indhold, som samtidig er underholdende. Derudover skal du som planlægger sørge for, at turen passer til alle medarbejderne i jeres firma.

Vi har samlet nogle gode råd til, hvordan du sammensætter et program, der udnytter tiden til fulde og skaber de bedste betingelser for, at julefrokostturen bliver årets højdepunkt i firmaet.

Definer turens formål

Hvad vil du gerne have, at medarbejderne og firmaet som helhed, får ud af turen?

Hvad enten der er fokus på det sociale, læring eller udvikling, så påvirker det din planlægning og prioritering af tid samt valg af aktiviteter. Derfor er det vigtigt, du gør dig nogle tanker om formålet med turen.

Husk eventuelt at afstemme formålet med ledelsen, hvis du ikke selv er én af virksomhedens primære beslutningstagere.

Turen kan for eksempel bruges som en studietur, som intern konference med foredragsholdere eller som udviklingsseminar for nye strategier såvel som en “ryste-sammen” tur.

En vellykket julefrokosttur har typisk flere elementer på programmet, og der hjælper det i planlægningen at være bevidst om, hvad du vil opnå med turen.

Planlæg i god tid

En improviseret tur efter devisen “det finder vi ud af” er ikke hensigtsmæssig, når firmaet skal på tur.

Det giver flere valgmuligheder at planlægge i god tid særligt, hvis I vælger at tage på tur med Oslobåden i juletiden, som er højsæson.

Der er nemlig større chance for, at I får jeres ønsker opfyldt både når det gælder restauranter, underholdning, aktiviteter og kahytter, hvis I planlægger i god tid. Jo større selskabet er, jo vigtigere er det at være tidligt ude.

Vær fleksibel

Det er en god idé at have flere datoer at vælge mellem, når det gælder afrejsedagen. På den måde øger du sandsynligheden for, at du kan få opfyldt dine ønsker til turen.

Dette gælder både tiden ombord såvel som dine ønsker for oplevelser og aktiviteter i Oslo.

Lav et budget

Før du for alvor går i gang med planlægningen af turen, bør du lægge et budget, så du ved, hvad du har at gøre godt med.

Det giver desuden et fantastisk overblik undervejs, når du indhenter priser og planlægger aktiviteter, at du kan plotte det hele ind i et budget.

På den måde bliver det hurtigt tydeligt, hvad der er inden for rækkevidde, og du vil spare en masse tid og unødigt arbejde ved at være skarp på budgetføringen.

Kend dine medarbejdere og kolleger

Jo mere du ved om turdeltagerne, jo større er chancen for, at turen bliver en succes.

Hvis du kender deltagernes præferencer og begrænsninger, kan du tage højde for dem i planlægningen og sammensætte programmet for turen, så det indholdsmæssigt rammer plet for gruppen.

Er der nogen, som har allergier eller andre forbehold, skibets restaurant skal være opmærksom på? Har nogle af deltagerne fysiske begrænsninger, klaustrofobi eller højdeskræk, som skal tænkes ind i fordelingen af kahytter, planlægningen af gåture, underholdning eller aktiviteter generelt?

Det kan være fristende at holde programmet hemmeligt for deltagerne i et forsøg på at skabe en overraskelse. For dele af programmet kan det også være fint, men ved at lægge programmet ud til deltagerne i god tid, har du mulighed for at reagere på deres input.

På den måde øger du sandsynligheden for, at programmet passer til gruppen, og at der ikke er noget, du har overset i planlægningen.

Balance mellem planlagte aktiviteter og fritid

Der findes ikke et facit på, hvor meget eller lidt, du skal lægge ind i programmet for julefrokostturen.

Det er meget individuelt, hvor mange planlagte aktiviteter og hvor meget fritid, der bør være på en firmatur. Det er op til dig at finde ud af i planlægningen med udgangspunkt i det definerede formål med turen.

For nogle er teambuilding det vigtigste, for andre er ro og hvile højt prioriteret. Det kommer helt an på, hvad der sker i firmaet på det tidspunkt, julefrokostturen gennemføres.

Brug gode værktøjer i planlægningen

Der er ingen grund til at forsøge at have styr på det hele i hovedet eller på en almindelig blok, når der er mere praktiske digitale værktøjer til rådighed. Du kan finde værktøjer til både planlægning og evaluering online.

Sørg desuden for at gøre det nemt for deltagerne at tilmelde sig via en hjemmeside eller en online service, hvor du samtidig kan indhente vigtig information om deltagernes ønsker og begrænsninger samt eventuelle allergier med mere.

Hvis du har mulighed for at lægge et program online med adresser, tidspunkter og kontaktpersoner, så har du yderligere gjort det nemt for deltagerne at følge med og handle selvstændigt på turen.

Rigtig god fornøjelse med planlægningen!